Namejs – integrēta dokumentu vadības sistēma pašvaldībām

Tā kā strauji mainās gan tehnoloģijas, gan lietotāju pieredze un prasības, arī informācijas sistēmām (IS) ir jāseko līdzi šai situācijai. Ieviešot sistēmas dokumentu aprites uzlabošanai, ir būtiski, lai tās atbilstu rītdienas prasībām. Tāda ir Reģionālās attīstības un pašvaldību lietu ministrijas (RAPLM) realizētā projektā Pašvaldību e-pārvaldes centrālie lietojumi izstrādātā un ieviestā dokumentu vadības sistēma (DVS).

Vienota darba vide pašvaldībām

RAPLM pašvaldību informatizācijas departamenta direktors Guntis Pilsētnieks: - Par to, ka pašvaldībām nepieciešama vienota darba vide, lai nodrošinātu labāku pakalpojuma pieejamību iedzīvotājiem, ir ticis runāts jau sen, bet tagad, līdz ar Eiropas finansējumu radās iespēja īstenot šīs vajadzības. Projekts tika realizēts ERAF Nacionālās programmas projektā Pašvaldību e-pārvaldes bāzes izveide. Tā mērķis bija izveidot bāzi pašvaldību IT infrastruktūru un IS pārveidošanai par vienotu, pakalpojumu orientētu informācijas sistēmu, kā arī izstrādāt un ieviest DVS, kas nodrošina pašvaldību lietvedības procesu automatizāciju un atbalsta e-pakalpojumus. RIX Technologies uzvarēja konkursā par projekta realizēšanu un ir labs sadarbības partneris ar lielu pieredzi gan dokumentu vadības sistēmu, gan elektronisko pakalpojumu izstrādē.

Pilotprojektā RIX Technologies speciālisti izanalizēja darba procesus piecās dažādās pašvaldībās, lai nodrošinātu to, ka ar sistēmu varēs strādāt jebkura veida pašvaldība. Pagājušajā gadā sistēma tika pabeigta. Pilotprojektā ir iesaistīta Gulbenes pilsētas, Bauskas rajona, Aizkraukles un Iecavas novada un Pilsrundāles pagasta pašvaldība.

Izstrādātā sistēma Namejs nav vienkārša DVS, kura veic dokumentu reģistrēšanu, saskaņošanu un citas ierastās DVS funkcijas, bet gan integrēts risinājums. Izmantojot integrēto DVS, lietotājs var izmantot MS Word dokumentu saskaņošanai, MS Outlook e-pastu izsūtīšanai vai sanāksmju plānošanai, kā arī elektroniski parakstīt dokumentus un atpazīt e-parakstu tieši no sistēmas. Tāpat arī elektroniski var apmainīties ar DVS ierakstiem ar citām organizācijām, kuras lieto sistēmu Namejs, kā arī izmantot elektroniskos pakalpojumus.

Ko iegūs pašvaldība, ieviešot DVS?

Izmantojot DVS, uzlabosies darba efektivitāte, paātrināsies lēmumu saskaņošanas process, dokumentu izplatīšanas un apziņošanas ātrums, uzlabosies uzdevumu izpildes disciplīna un samazināsies procesu administrēšanai nepieciešamie resursi. Tā kā viss dokumenta dzīves cikls notiek vienā sistēmā, lietotājam vairs nav atsevišķi jāsagatavo dokuments, jāreģistrē tas sistēmā, jāsūta ar e-pastu saskaņošanai citiem darbiniekiem un jāveic elektroniskā parakstīšana ar atsevišķu programmatūru, jo viss tiek veikts Namejs vidē.

Būtiskākā atšķirība no citām DVS ir plašās integrācijas iespējas, kas nodrošina sistēmas iekļaušanos organizācijas IT vidē, nedublējot citu sistēmu funkcijas. Namejs ir vienīgā DVS, kas integrēta ar valsts un pašvaldību dokumentu aprites integratoriem, valsts portālu, elektronisko parakstu un elektroniskajiem pakalpojumiem.

Ļoti būtiski ir tas, ka konfigurējamība nodrošina labas sistēmas pielāgošanas iespējas praktiski visiem biznesa procesiem un visām vajadzībām, tāpēc nebūs jāveic sistēmas papildinājumi, lai to piemērotu konkrētās pašvaldības vai organizācijas vajadzībām. Tāpat nebūs jāraizējas par informācijas aizsardzību un drošību, jo pieejas tiesības veidotas tā, lai nodrošinātu dažādus tiesību līmeņus un katrs redzētu to, kas viņam nepieciešams.

Ieviešot DVS, pašvaldības varēs kvalitatīvāk un operatīvāk apkalpot iedzīvotājus un organizācijas.

Dažādām vajadzībām – dažādi risinājumi

RIX Technologies izstrādāto dokumentu vadības risinājumu klāstā ir ne tikai Namejs, bet arī virkne citu risinājumu.

Lai panāktu dokumentu aprites un uzdevumu kontroles optimizāciju, automatizāciju un standartizēšanu Valsts kancelejā un ministrijās, kā arī nodrošinātu elektronisko dokumentu apriti ar ārējiem avotiem un juridiskām personām, ir izstrādāta Dokumentu aprites un uzdevumu kontroles sistēma (DAUKS). Ārlietu ministrijai ir izstrādāta un ieviesta dokumentu uzskaites sistēma, kas nodrošina vienotu dokumentu apriti ārlietu dienestā gan centrālajā aprātā, gan pārstāvniecībās. Savukārt daudzas pašvaldības, to skaitā Cēsu, Jelgavas un Rīgas dome, kā arī citas iestādes un uzņēmumi efektīvas dokumentu aprites nodrošināšanai izmanto sistēmu ePortfelis.

SIA RIX Technologies

Brīvības ielā 171, Rīgā, LV-1012
Tālr. 67142990
Fakss 67142991
e-pasts: info@rixtech.lv

www.rixtech.lv