MŪSDIENĪGĀ E-VIDĒ NEZŪD NE LAIKS, NE NAUDA

 

Lattelecom Technology Dokumentu pārvaldības risinājumu nodaļas vadītājs Viktors Oškukovs uzskata, ka daudzviet uzņēmumu personālam vajadzētu veidot jaunus priekšstatus par IT sistēmu veiktspēju un sadarbības iespējām ar lietotāju. Tagadējo sistēmu veiktspēja ir strauji paplašinājusies, turklāt to radītā e-vide ir viegli apgūstama. Mazs piemērs: tikai e-pasta izmantošana vien ir bagātinājusi lietotāja iespējas, jo tagad sistēmās e-pasta vēstuļu arhīvu var glabāt neierobežoti ilgi. Tā automātiski veidojas katra darbinieka darbības informatīvais nodrošinājums, kas tālākā perspektīvā rada iespēju lietas nodot nākamajam darbiniekam bez informācijas zudumiem.

 

Kopumā ir notikusi IT sistēmu lietojuma sfēras paplašināšanās no dokumentu plūsmas pārvaldības līdz elektroniskai uzdevumu aprites vides izveidei. Uzņēmumu vadītāji e-vidē saņem papildu iespēju – viegli iegūstamus datus statistiskajam apkopojumam, kam var sekot operatīva analīze. Tādējādi vadītājiem ir instruments, lai ātri un uzskatāmi pārliecinātos par biznesa uzdevumu izpildes efektivitāti un novērstu traucējumus. Turpinot sarunu par e-vidi, Viktors Oškukovs pievēršas Eiropas Savienībā un arī Latvijā strādājošajām sistēmām DicLogix un LiveLink.

 

DicLogix un LiveLink – kvalitatīva e-vide

V. Oškukovs abas sistēmas raksturo kā īpaši aktuālas, jo tās ne vien palīdz uzlabot dokumentu apriti un sakārtot biznesa procesus, bet arī ļauj padarīt vairāk, nepalielinot darbinieku skaitu.

Tās ir multifunkcionālas programmatūras, kam ir lielas variāciju iespējas. Atkarībā no uzņēmuma lieluma, struktūras un biznesa mērķiem programmatūru var pielāgot tā, ka tā nodrošina kāda noteikta biznesa procesa pilnīgu automatizāciju. Turklāt tās iespējams nesāpīgi integrēt jau esošajās sistēmās, jo tām ir liela fleksibilitāte, ko, piemēram, apliecina spēja strādāt ar visām izplatītākajām finanšu pārvaldības sistēmām (Apvārsnis, SAP u. c.). Izmantojot vienu no šīm sistēmām, uzņēmuma vai iestādes vadītājs iegūst elektronisku darbagaldu, kas viens veic tās funkcijas, ko ārpus elektroniskās vides parasti uztic palīgiem, asistentiem, referentiem, uzskaitvežiem u. tml. darbinieku komandām.

Abas sistēmas ir Latvijas tirgū ir labi aprobētas. DocLogix savas spējas ir pārliecinoši atklājis piecu gadu laikā vairāk nekā 50 uzņēmumos. Par pozitīvo vērtējumu liecina tas, ka daudzi uzņēmumi Doc Logix izmantošanu paplašina. Lattelecom Technology darbojas LiveLink, pasaulē šī sistēma ir pazīstama kopš gadsimta ceturksni. V. Oškukovs raksturo abu sistēmu iespējas biznesa procesu sakārtošanā un uzņēmuma resursu racionālā izmantošanā.

 

Uz e-darbagalda – iepirkumu process

Iepirkumu organizācija ir viens no svarīgākajiem sekmīga biznesa priekšnoteikumiem. Lielā organizācijā ar dažādām filiālēm iepirkumu pārvaldība e-vidē spēj nodrošināt procesa pārskatāmību. Visa informācija sistēmā ir saistīta vienotā ķēdē, un iestādes vadītājs var izsekot procesam jebkurā tā stadijā no pirkuma ierosināšanas līdz pirkuma līguma noslēgšanai. Pieprasījums, iepirkumu specifikācija, pretendentu piedāvājumu reģistrs, kvalifikācijas prasības, konkursa norises materiāli, iepirkumu komisijas sastāvs, vērtējumi un pieņemtie lēmumi - viss ir pieejams līdz pat iespējai pārliecināties par izmaksu atbilstību budžetam.

Sistēma signalizē par struktūrvienības budžeta pārsniegšanu, un tas notiek operatīvāk un precīzāk nekā tad, ja šo darbu veiktu kāds grāmatvedis. Tādējādi uzņēmums, kur plāno ieņēmumus un izdevumus, var būt drošs, ka ne nodaļu, ne projektu ietvaros pēkšņi neatklāsies nepatīkamas situācijas ar nevajadzīgiem iepirkumiem vai ar gadījumiem, ka summa pārsniedz budžeta iespējas. Pēc visa iepirkumu cikla pabeigšanas nepieciešamie dokumenti – atskaites ar iepirkuma līguma numuru u. tml. – nonāk uzņēmuma grāmatvedības sistēmā, kur notiek apmaksas un piegādes (nodošanas un pieņemšanas) funkcijas.

Vēl kāda priekšrocība – sistēmā nevienā posmā nevar notikt nepamanīti informācijas zudumi. Ir pieejama gan jaunākā informācija par aktuālajiem iepirkumiem, gan arī visu agrāko iepirkumu vēsture – izvērtēšana, atteikumi, komentāri ar motivāciju. Tas ļauj kontrolēt katra iepirkuma efektivitāti. Šo procesu efektivitāti palielina arī tas, ka informācija saglabājas neatkarīgi no darbinieku rotācijas, tādējādi tā praktiski neietekmē iepirkumu procesa kvalitāti: lietu nodošana un pieņemšana ir precīza un operatīva.

Lielo efektivitāti sistēma vislabāk atklāj ražošanas uzņēmumos, kur iepirkumu plūsma ir nepārtraukta. Sistēma uztur iepriekš uzdoto lēmumu pieņemšanas tempu - iepirkumu pieprasījumi tiek apstrādāti atbilstoši procedūrai, kurā noteikts katram pieprasījuma veidam atbilstošs reakcijas ilgums. Šādā situācijā iespēja bez vilcināšanās izvērtēt iepirkumu kopējā budžeta ietvaros un tā atbilstību uzņēmuma cenu politikai tiešām ir zelta vērta.

Ilgstoši šī sistēma darbojas Lietuvas uzņēmumā Grigiškes, kura produkcija – daudzveidīgi papīra izstrādājumi (salvetes, dvieļi, tualetes papīrs) tiek pārdoti visā Baltijā. Šajā uzņēmumā iepirkuma process saistībā ar līgumu pārvaldību ir ārkārtīgi efektīvs. To apkalpo tikai viens IT cilvēks.

 

Klientu un pārdošanas iespēju pārvaldība

Šī sistēmas funkcija (Custom relations menegment jeb CRM) ir īpaši svarīga privāto uzņēmumu projektu vadītājiem un pārdošanas menedžeriem. To izmanto, lai uzturētu klienta attiecību vēsturi, kas jebkurā brīdī ļauj gan operatīvi noteikt klienta pašreizējo statusu, gan sekot līgumu slēgšanas stadijām. Tas palīdz prognozēt pārdošanas iespējas: no sistēmas iespējams iegūt kopsavilkumu par viena darbinieka pārdošanas potenciālu, kā arī par menedžeru komandas un visa uzņēmuma pārdošanas potenciālu kopumā jebkurā laika periodā. Tas ir pamats mēneša, ceturkšņa un gada prognožu veidošanai. Attiecīgi var arī plānot ieņēmumus. Visus šos datus ar MS Excel var aplūkot dažādos griezumos.

DocLogix tiek izmantots arī banku vai apdrošināšanas sabiedrību klientu kredītlietu uzturēšanai, jo tā īpaši efektīvi strādā tieši ar lieliem datu apjomiem. Bankās ar sazarotu filiāļu tīklu šo lietu apjoms ir ievērojams. Katrā no tām ir gan dažādas standarta uzziņas, gan arī dokumenti, kas ir specifiski konkrētam klientam. Obligāta prasība, lai tie visi tiktu saglabāti vienkop, kā arī lai to virzībā stingri ievērotu noteiktās procedūras un pilnīgu konfidencialitāti. Šīs prasības, kas katrai bankai var būt dažādas, tiek iestrādātas programmā sistēmas uzstādīšanas gaitā. Visas lietas glabājas elektroniskajā arhīvā, kas garantē pret datu vai konfidencialitātes zudumu. Sistēmā informācijas struktūru var viegli papildināt bez papildu ieguldījumiem programmēšanai.

 

Uzdevuma moduļa pilnveidošana

Šī DocLogix funkcija ļauj vadītājam veidot pilnvērtīgu līdzstrādnieku sadarbību konkrētu uzdevumu izpildei. Tas ir būtiski uzņēmumā, kam ir sarežģīta struktūra ar daudziem darbiniekiem, jo darba efektivitāte ir atkarīga no vadītāja rīkojumu izpildes. Piemēram, ja kādā darba procesā tiek mainīta tā veikšanas funkciju secība, izpildes termiņi, izpildītāji u. tml., tad sistēma šo informāciju vienlaikus piegādā visām iesaistītajām personām. Vienlaikus tā ļauj kontrolēt, cik operatīvi darbinieks sāk lietot jauno informāciju. Tiklīdz norādītais termiņš ir pagājis, sistēma ar sarkanu izsaukuma zīmi brīdina par darbiniekiem, kas uzdevumu nav izpildījuši līdz galam. Turklāt izpildes novērtējums tiek parādīts procentos, kas dod iespēju ātri novērtēt situāciju un atbilstoši rīkoties.

Sistēma ir vienādi prasīga kā pret ierindas, tā arī pret vadošajiem darbiniekiem. Jebkurš sagatavotais dokuments, kas sistēmā ievietots elektroniskajai saskaņošanai, ir nodrošināts ar šādu detalizētu kontroli. Ja, piemēram, darbiniekam, kas apkalpo klientu, ir nepieciešami vairāki saskaņojumi, šīs procedūras veikšana atspoguļojas datorā visos līmeņos. Uzstādot sistēmu, kontroles līmeņus izvēlas pēc vajadzības. Protams, šī nepielūdzamā kontroles sistēma darbiniekiem var arī nepatikt, tomēr disciplīnas un darbības efektivitātes paaugstināšanā tai ir liela nozīme.

 

LiveLink banku tīklos

LiveLink konfidencialitātes nodrošināšanā iet soli tālāk, tāpēc tā īpaši iecienīta tieši bankās un apdrošināšanas sabiedrībās, jo datus iespējams glabāt kriptētā (šifrētā) veidā un tiem bez atļaujas nevar piekļūt pat sistēmas administrators. Tāpat kā DocLogix sistēma nodrošina e-vides izveidi, kurā nepieciešamās funkcijas uzņēmējs var brīvi veidot atbilstoši biznesa procesiem (pagātnei pieder nepieciešamība mainīt iekšējos procesus, lai tos pielāgotu jau gatavām IT sistēmām).

LiveLink sistēmā, pieņemot dokumentu, notiek tā kodifikācija atbilstoši iepriekš noteiktajiem kritērijiem – atsevišķi juridiskās un fiziskās personas, atsevišķi klienti pēc kredīta vai apdrošinājuma summas lieluma utt. Tālāk dokuments virzās atbilstoši katrai kategorijai paredzētajai procedūrai. Piemēram, ja pietiek ar vienpersonisku lēmumu, sistēma pati novirza dokumentus kredītnodaļas vadītājam, vai arī, ja pieprasīta liela summa, – kredītu piešķiršanas komisijai. Vienlaikus visos posmos ir nodrošināta termiņu kontrole. Sistēma pieļauj kontroles līmeņu dažādošanu.

 

E-arhīvi

Abas sistēmas efektīvi strādā arī arhīvos, nodrošinot dokumentu elektronisku aprakstīšanu un meklēšanu e-vidē, kas prasa mazāku darba ieguldījumu nekā arhīva lietu fiziska pārcilāšana plauktos un skapjos. Šādā arhīvā meklēšana notiek, datorā ievadot fiziski glabājamās lietas numuru, un dators parāda informāciju par tās saturu, apjomu, glabāšanas vietu un laiku. Tiek uzskaitīti arī lietu pieprasījumi (sistēma parāda, kādas lietas no kuras glabāšanas vietas ir paņemtas) un kontrolēta lietu nodošana dažādiem lietotājiem. Sistēma signalizē arī par lietu glabāšanas termiņa beigām. E-arhīvi var strādāt ar daudzām dokumentu pārvaldības sistēmām.

Ja arhīvu vietas taupīšanai no papīra formāta pārveido elektroniskā formātā un glabā vienīgi e-vidē, tad fiziskos dokumentus skenē un glabā elektroniski. Lai nodrošinātu iespējami kvalitatīvāku arhīva pārveidi, Lattelecom grupa piedāvā klientiem elektroniskā arhīva izveidi un uzturēšanu kā ārpakalpojumu, ko veic uzņēmums BPO. Ja klients to vēlas, paralēli e-arhīvam ir iespējams nodrošināt arī dokumentu glabāšanu papīra formātā. Arhīva konfidenciālu saglabāšanu garantē īpašs līgums. Šis kompleksais pakalpojums kopumā dod organizācijām lielu līdzekļu ietaupījumu, jo e-vide ļauj funkcijas pildīt ātrāk un lētāk.

 

DicLogix vai LiveLinks ?

 

V. Oškukovs domā, ka, lai izdarītu pareizo izvēli, uzņēmumam uzmanība nav jākoncentrē uz pašu IT produktu, bet gan uz plānotajiem biznesa mērķiem. Pieņemot lēmumu par e-vides veidošanu uzņēmumā, ir nepieciešama IT ekspertu līdzdalība. Lai veiktu attiecīgo procesu formalizāciju, vispirms eksperti iepazīstas ar biznesa procesa pašreizējo organizāciju un pēc tam piedāvā klientam dažādus sistēmu ieviešanas variantus. Izraudzītais variants var būt ļoti kompakts ar nedaudziem formulētiem uzdevumiem vai arī izvērsts, ietverot specifisku un pat ļoti detalizētu informāciju, piemēram, transporta uzskaitē vagonu numuru uzrādīšanu. DicLogix un LiveLinks priekšrocība – spēja elastīgi iekļauties pārvaldes procesos atbilstoši uzņēmuma paša redzējumam un mērķiem.

LiveLink ir plašāk izplatīts lielajās Rietumu bankās, kur pārvaldāmās informācijas apjoms ir milzīgs. Tas strādā ar visiem populārākajiem serveriem – Oracle, Linux Unix platformu, arī SQL – faktiski šī ir no platformas neatkarīga sistēma. DokLogix kā centrālā dokumentu pārvaldības sistēma strādā vairākās Lietuvas bankās - Nord bankā, arī Hansabankā. To atbalsta SQL serveri.

Katram klientam ir pieejamas Lattelecom Technology konsultācijas gan par DokLogix, gan LiveLinks programmatūru ne tikai dokumentu pārvaldībai, bet arī dažādu uzņēmuma biznesa procedūru specifisko funkciju veikšanai. Konsultāciju mērķis ir sistēmas abstrakto labumu pārvērst piedāvājumā, parādot, kādu biznesa procesu iespējams automatizēt un kādi būs tiešie (laika ietaupījums) un netiešie ieguvumi (procesā iesaistītie darbinieki kļūst produktīvāki un radošāki).

Laura KALINKA